Banco de dados da Assessoria de Imprensa

Por Cíntia Cury

Todo trabalho de comunicação depende de um ingrediente básico: a informação.

Seria de esperar, portanto, que o melhor, mais completo e minuciosamente atualizado banco de dados da instituição pública e/ou do mandato pertencesse à área de comunicação.

Criado, alimentado e diariamente atualizado pela equipe (ou eu-quipe) de Comunicação, esse banco de dados deveria conter todo tipo de informação, separado por área, com números, datas, observações etc.

Sempre que chego a um departamento de comunicação pública para consultoria, porém, me deparo com a mesma triste realidade: a falta de banco de dados.

Toda e qualquer informação sobre a instituição e/ou mandato está “espalhada” por gabinetes e computadores das áreas responsáveis por cada assunto. Assim, quando o profissional de Comunicação precisa saber o número de alunos da rede, por exemplo, precisa ligar para o responsável por essa área. E se ele quiser saber quantos quilos de alimento são comprados pela instituição para a merenda desses alunos, certamente precisará recorrer a outro departamento. Reunir informações exige tempo e paciência.

Mesmo assim, a área de comunicação não se sente responsável pelo gerenciamento dessas informações. Não sistematiza os dados por temas, não atualiza as informações, não mantêm um briefing dos principais assuntos ou programas relacionados ao líder ou ao mandato. Nada!

Apenas segue trabalhando como se cada dia fosse o único. Sem antes nem depois. O que conta é o agora. Sempre que um repórter pede informação, a resposta é a mesma: “Vou verificar e retorno em seguida”.

E lá se vão algumas horas até descobrir a pessoa responsável por aquela informação. Mais algum tempo até localizar essa pessoa e o prazo por ela fornecido para, finalmente, passar a informação para a Comunicação. Sem falar nos casos em que o assessor de imprensa simplesmente não consegue a informação.

Nossos colegas da Mídia ficam furiosos conosco. Consideram falta de vontade, preguiça, descaso…

O fato é que eles não conseguem entender como um assessor de imprensa pode demorar tanto para repassar uma simples informação. Nos veículos de comunicação estruturados, basta abrir o banco de dados, digitar a palavra-chave e lá está a informação, clara, completa e precisa. Eles não conseguem imaginar a produção de informações sem a existência do banco de dados. Nem eu.

Trabalhoso e fudamental

Nos cursos, palestras e treinamentos de equipe que ministro e nas consultorias para prefeituras, órgãos públicos e mandatos que realizo, essa questão é abordada logo no início. O Banco de Dados é fundamental. Por isso, arregace as mangas e ponha-se a trabalhar.

Não é preciso ter um sistema sofisticado ou um aplicativo exclusivamente desenhado para isso. Imagine pastas organizadas por temas, com subpastas contendo textos, tabelas, gráficos, enfim, tudo o que é possível criar e arquivar no computador utilizando os aplicativos de seu uso diário – como o editor de textos (ex: Word) e o editor de tabelas (ex: Excel). O importante é que seu banco de dados tenha informações completas, corretas e atualizadas.

É trabalhoso, mas o resultado compensa.

Quer uma motivação? Então tente se lembrar da última vez que enfrentou uma crise (de qualquer natureza ou dimensão) envolvendo o nome da instituição ou do líder na Mídia. Quanto tempo e energia você gastou para reunir as informações necessárias para lidar com essa crise?

Agora imagine como teria sido se todas as informações que você precisou sobre o tema em questão estivessem em seu computador, a um clique. Quanto tempo e dor de cabeça teriam sido poupados? E quanto tempo “sobraria” para pensar na melhor estratégia para minimizar os efeitos negativos dessa crise?

Sua equipe é pequena? É uma Eu-quipe (um único profissional que cuida de toda a área da comunicação)?

Mais um motivo para ter um excelente banco de dados. Tempo é artigo de luxo para você. Não o gaste buscando dados que poderiam estar organizados em seu computador.

Tenha em mente que formatar, abastecer e atualizar o banco de dados é fundamental para a qualidade de seu trabalho.

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